Det ble hele tre møter for å få unnagjort generalforsamlingene i år.
På første generalforsamling var det et par spanjoler som kritisert regnskapet. Kanskje ville regnskapet sklidd gjennom som vanlig om det ikke hadde vært for våre fullmakter (52). Styret skjønte at de ikke kunne komme fra en revisjon av regnskapet og avbrøt møtet for så å fortsette 12. mai.
Til møtet 12. mai hadde vi hele 56 fullmakter. (Litt av en jobb å få samlet inn alle)
Pga. resultatet av revideringen av regnskapet fant nok det sittende styret at de ikke kunne fortsette i en ny periode. Men det var ikke noe forslag på nytt styre, dermed måtte det innkalles til en tredje generalforsamling 2. juni. Der ble det valgt ny (kvinnelig) president og nytt styre. Den nye visepresidenten er han som kritiserte regnskapet på 1. generalforsamling og en av de to som reviderte regnskapet. Vi har hatt litt kontakt med han. Vi tror at de våget å stille ettersom vi hadde signalisert til den nå nye visepresidenten at de kunne regne med våre stemmer om de greidde å stable et styrealternativ på beina.
Vi får håpe at det nye styret tar grep og får ryddet opp i kaoset. De har signalisert at de vil samarbeide med Forum Noruega. Det er bra. Vi vil nok trenge maaange fullmakter neste år også for å forhindre at dette styret kuppes. Det et er ikke gjort på kort tid å å snu skuta “Los Caideros”.
Vi må sende en stor takk til Carolina for hennes innsats på de to siste generalforsamlingene. Hun er en diplomat av rang og svært dyktig. Hun er også overraskende rimelig prismessig. Hun må vi bare fortsette å bruke.
Forum Noruega er nyttig. Det er fortsatt noen som er skeptiske til å gi fullmakter og til at vi bruker advokat. Som dere kanskje vil forstå av referatene misbruker vi ikke tilliten til de som gir oss fullmakter og vi bruker advokaten som en diplomatisk forhandler, ikke for å “rompekjøre” styret eller andre. Fullmaktene gjør at vi får utrettet noe, men vi forsøker å gå fram på en forsiktig måte slik at våre forslag skal være til beste for alle eiere uansett nasjonalitet. Vi ønsker ikke å komme på kant med spanjolene, vi er avhengige av å ha et godt forhold til dem for at alle skal trives og ha det bra. Men det er klart at de er skeptiske når en utenlandsk gruppe organiserer seg. Vi håper at vi nå har bevist at vi ikke er ute etter makt, men bare vil samarbeide. Men ting tar jo gjerne litt tid.
Det er noen få som fortsatt ikke har betalt kontigent for 2018. Disse vil få egen e-post med påminnelse. Om det ikke betales vil tilgangen til medlemsdelen på nettsiden vår bli stengt.
Referatene er våre “uoffisielle”.
Generalforsamling del 1 – 10. mars.
Så har det atter vært generalforsamling her i Los Caideros. Denne gang litt mer spesiell enn vanlig.
Vi hadde over 50 fullmakter til dagens møte. Kjempebra. Vi var i alle fall i flertall med våre fullmakter. Dessverre var vår advokat Carolina opptatt denne dagen, det samme var tilfelle med Tanja som hjalp oss for to år siden. Savnet av slike kapasiteter var stort. De fleste generalforsamlinger er i februar og mars og da må man booke tidlig, samt ha litt flaks.
Det startet med gjennomgang av årets aktiviteter. I år var det ikke et langt lysbildesjåv. Savnet det faktisk, for bilder forteller jo mer enn ord.
Da man gikk over til godkjenning av regnskap ble det skikkelig rabalder. Det var mange som var opprørte over regnskapet og forlangte uavhengig gjennomgang. Det var et par spanske beboere her som ville påta seg gratis gjennomgang – de fortalte at dette var deres fagområde. Advokaten i styret ble skikkelig forbannet over «beskyldingene» mot styrets regnskap.
Godkjenning av gjeld fra eierne falt heller ikke i god jord.
Autorisasjon av Presidenten til å inndrive skyldige beløp – her punkterte hel generalforsamlingen
Da man gikk over til godkjenning av regnskap ble det skikkelig rabalder. Det var mange som var opprørte over regnskapet og forlangte uavhengig gjennomgang. Det var et par spanske beboere her som ville påta seg gratis gjennomgang – de fortalte at dette var deres fagområde. Advokaten i styret ble skikkelig forbannet over «beskyldingene» mot styrets regnskap.
Godkjenning av gjeld fra eierne falt heller ikke i god jord hos møtedeltakerne. Øker bare fra år til år selv om presidenten hvert år får fullmakt til å inndrive dette.
Autorisasjon av Presidenten til å inndrive skyldige beløp – her punkterte hele generalforsamlingen
Vet ikke helt hva som helt skjedde under punktene 3 og 4, for plutselig kastet styret kortene og foreslo at møtet skulle avbrytes. De hadde nok møtt veggen. Styret foreslo at møtet skal fortsette 12. mai etter at regnskapet er revidert av eksterne. Da det ble stemt om dette holdt jeg opp en lapp med «> 50». Da tok en i styret opp fullmaktene jeg hadde levert inn, jeg nikket bekreftende tilbake og saken var avgjort. Møtet ble hevet. Dette var egentlig gunstig for oss ettersom vi savnet noen kompetente til å snakke vår sak.
Man blir ikke veldig imponert over styret når de ikke greier å gjennomføre en generalforsamling, og presidenten var passive stort sett hele tiden og holdt munn etter gjennomgangen av årets arbeid. Styret består for stor del av gamle presidenter.
Vi i styret i Forum Noruega må sammen med advokaten finne fram til hvordan vi skal jobbe fram til neste møte. Erfaringene våre tilsier at regnskapet må revideres av noen uavhengige. Vi bør få inn en bestemmelse i reglene om uavhengig revidering av regnskapet før det sendes ut sammen med innkallingen.
Det var spesielt to spanske som kjørte styret ganske hardt på regnskapet. Jeg viste den ene vårt brev med spørsmål om regnskapet. Han nikket og svarte på god engelsk at det var det samme han tok opp. Etter møtet fikk jeg hans navn, e- post og tlfnr. Kanskje en mulig samarbeidspartner.
Generalforsamlingen del 2 – 12. mai 2018
Fortsettelse av generalforsamlingen den 10 mars 2018.
Punkt 2. Godkjennelse av regnskapet for 2017. Oppgjør av eieres gjeld det er tvilsomt å få innkassert. Godkjennelse budsjettet for 2018.
Eierforeningens regnsakpsfører, Herminio, startet med å takke revisorene for arbeidet og tiden de har nedlagt i gjennomgåelsen av regnskapet. Han innrømmet at han ikke har god kunnskap om regnskapsføring, og av den grunn selv foreslo gjennomgangen. Deretter spurte han forsamlingen om revisjonen/regnskapet/budsjettet kunne godkjennes.
Under punktet om regnskapet viser Cristina, revisoren (den ene), til det som er sendt ut, og understreker flere ting: 1) Ekstrainnbetalingen (derrama) som ble godkjent var på 158.828 € , men arbeidene kostet i realiteten 273.360,89 euro, hvilket betyr 114.532,89€ mer enn det forutsette. Presidenten forklarer at dette var fordi entreprenøren som utførte arbeidene ga oss pristilbudet uten å ta gangene med i beregningen, hvilket var det som forårsaket den store økningen. Til tross for denne forklaringen sier eierne at styret i dette tilfellet burde ha innkalt til en ekstraordinær generalforsamling for å få det godkjent, men styret sier det ville ha kostet mye og at de allikevel ikke kunne ha stanset arbeidene. Likeledes minner de om at denne differansen burde ha blitt dekket av entreprenørens forsikringsselskap, som jo nettopp er der for de tilfellene hvor de gir feil beløp i pristilbud.
Her må det tas med i betraktning at dette hadde vært sant dersom den inngåtte, signerte kontrakten hadde vært “lukket” med en pris som ikke avhenger av pris pr. meter, men derimot en fastsatt sum, noe som mest sannsynlig er det som har skjedd her, i lys av mangelen på forutseenhet. 2) Man forstår det også dithen at det, av flere årsaker som ikke ble spesifisert, er 53.309,89€ i gjeld det er tvilsomt om vi får innkassert fordi det dreier seg om gjeld fra 2012 til 2017 som skyldes at:
– De skyldige eierne ikke lenger er her (her ville det vært interessant å sett når de solgte og på hvilke betingelser ettersom loven sier at, selv om en kjøper har ervervet noe “tilsynelatende gjeldsfritt” , dersom eiendommen allikevel har gjeld og fordi gjelden hefter ved eiendommen, ikke ved eieren, kan man alltid innkreve gjeld for inneværende år samt de tre foregående. For tidligere år måtte
man eventuelt se på når den ble pådratt, fordi det eksisterer en relevant lov som skiller mellom pådratt gjeld før og etter 2015).
– Man kan ikke lenger innkreve gjelden fordi advokaten har sagt det. Styret blir spurt hvem som er advokaten, noe de ikke kan svare på fordi det har vært den samme siden 2012. (Det virket som om de ikke hadde forhørt seg med advokaten innenfor tidsfristen og man burde derfor finne ut hva som er sannheten. Ettersom man kan se at det ikke har vært utgifter til advokater, virker det som om dette nettopp er tilfellet, ettersom advokater pleier å be om betaling, da sakene gjerne tar 2-3 år).
3) Cristina forklarer at de ikke har sett problemer med utgiftene til tennisbanen, og sier at materialene ble innkjøpt av eierforeningen og at personalet fra vedlikeholdsfirmaet malte alt, bortsett fra de blå, hvite og gule kantene som ble malt av de tre kommuneansatte. Etter en debatt stilles det spørsmål til Herminio om hvorfor det var dobbelte faktureringer på enkelte poster. Han svarer og innrømmer at han ikke vet mye om regnskapsføring og derfor forslår å godkjenne regnskapet iht. revisjonen.
4) Det holdes derfor avstemming og regnskapet ble godkjent av alle, bortsett fra av Javier som “sparer” sin stemme, ettersom han, til tross for at han er enig i revisjonen, vil forbeholde seg muligheten + til å kunne stille rettskrav mot styret fordi de har avveket såpass mye fra budsjettet uten en godkjennelse fra generalforsamlingen.
Deretter snakkes det om budsjettet og hvordan regnskapet er blitt godkjent etter revisjonen. Cristina gir alle de tilstedeværende et budsjett der ekstrainnbetalingen ikke er inkludert (se vedlagte dokument) og de samme fellesutgiftene er beholdt, men inkluderer et forslag som består i å “redusere utgiftene i bankkommisjoner ved å fjerne utsendingene av innbetalingskrav til 100 eiere som pr. i dag benytter seg av denne tjenesten” fordi noen blir tilbakesendt, noe som kan koste opp mot 80€ pr. Tilbakesending. Dette utgjør en stor utgift for eierforeningen . Hun foreslår derfor å redusere denne posten til 300€, fjerne denne tjenesten og bytte bank til f.eks. Banco Popular som bare tar 29€ i halvåret for vedlikehold av kontoen. Carolina sier hun ikke kan stemme for dette forslaget ettersom hun ikke har hatt anledning til å snakke med sine fullmaktsgivere og ikke vet om noen av de benytter seg av denne tjenesten. Derfor, og ettersom hun er enig i å beholde de nåværende fellesutgiftene og ikke inkludere ekstrautgiftene som i fjor, avstår hun fra å stemme. Hun forstår det også slik at det er mulig å finne en mellomløsning som f.eks. “begynne å
innkreve alle eiere som benytter seg av denne tjenesten for utgiftene eller kommisjonene disse utsendingene medfører, og dessuten opprette en regel om at hvis innbetalingskravet etter to utsendinger blir tilbakesendt, vil eierforeningen slutte å sende de ut på denne måten for å hindre at eierforeningen får store utgifter”. Mange av eierne er enige i dette og, for at forslaget skal kunne stemmes over, må det legges fram på dagsordenen slik at alle eiere kan væremed å avgjøre dette. Merknad: dersom jeg hadde stemt imot, ville dette forslaget blitt nedstemt og i det tilfellet ville budsjettet fra forrige år blitt forlenget, hvilket igjen ville innebære en godkjennelse av en ny ekstrainnbetaling lik den for ifjor. Jeg mener at det i framtiden må vedtas ekstrainnbetaling, men det er viktig å studere og presentere det på en riktig måte. Det eneste er at, dersom det blir bekreftet at det i balansen er 53.309,89€ i gjeld det er tvilsomt om kan innkasseres, vil aktiva reduseres til knappe 20.000€. Tatt i betraktning at det fremdeles gjenstår å betale en del av arbeidene, ser det ut som om situasjonen er kritisk. Punkt 8. Under punktet om valg av nytt styre, forklarer styret at de på forrige møte hadde bestemt seg for å be om å bli gjenvalgt for et år til, men at de etter revisjonen og diverse uenigheter som har oppstått, ønsker de ikke lenger dette. Det spørres derfor om noen ønsker å stille til valg. Da ingen av de tilstedeværende er interesserte, forklares det at, iht. det godkjente regelverket, må man følge det loven sier i et slikt tilfelle, hvilket er å foreta valget ved loddtrekning. Men, ettersom styret hadde til hensikt å utnevne et midlertidig styre, slik det sto i det forrige interne regelverket, har de ikke kommet forberedt til en slik loddtrekning og har ikke klargjort listen over samtlige boliger. Dessuten, dersom valget gjøres ved loddtrekning, kan det også bli trukket ut skyldnere, eiere som ikke snakker spansk, aldri er tilstede eller som ikke har noen interesse og dessuten personer som ikke kjenner hverandre eller ikke kommer overens. Summa summarum kan dette bli veldig kaotisk og i særdeleshet når det ikke finnes en administrator de kan rådføre seg med. Ricardo sier de tenkte på denne måten fordi de var sikre på at det nye regelverket ikke ville bli vedtatt. Problemet er at dersom det velges et midlertidig styre må en fratredelse/nyinnsettelse gå gjennom domstolene. Det blir derfor foreslått å enstemmig vedta å utsette valget til 2 juni til samme tid, for å se om en gruppe ønsker å stille til valg. Dersom det kun stiller et kandidatur vil dette bli valgt. Hvis ikke, vil det bli holdt loddtrekning med det resultatet det måtte gi. En eier spør hva som skjer dersom noen utlendinger som ikke bor her blir trukket ut. Carolina svarer at de er like mye eiere som alle andre, og de må derfor akseptere vervet. Det er kun to muligheter til ikke å
godta et verv: 1) henstille til selve generalforsamlingen om å bli fritatt (et komplisert spørsmål dersom ingen andre ønsker å
stille), eller 2) henstille til domstolen om å bli fritatt med grunnlag i omstendighetene og
umuligheten av å kunne gjennomføre vervet (dette er veldig komplisert nettopp fordi loven forutser en loddtrekning nettopp fordi den anser at alle eiere bør være president en gang). Da alle stemmer for, og forslaget derfor blir enstemmig vedtatt, utsettes avstemmingen. Det henstilles til eierne å spørre eller komme til en enighet med andre eiere for å legge fram et forslag med et komplett styre som vil stille til valg.
Punkt 3. Godkjennelse av gjeldsoppgjøret for eiere med gjeld (vedlegg II). Autorisering av presidenten til å kunne ta de nødvendige rettslige skritt vi måtte ha anledning til iht. lovverket for å kunne innkreve gjeld fra eiere, samt å kunne engasjere advokater og prosessfullmektige til dette formålet.
Carolina stemte i favør. Punktet ble enstemmig vedtatt.
Punkt 4. Evt. autorisasjon av presidenten til å bemektige advokater og prosessfullmektige
Sp.: Benytter eierforeningen seg av den samme advokaten til anmeldelsen av eiere med gjeld som tidligere?
Sv.: Ja Sp.: Hvorfor? Vedkommende er veldig dyr. Sv.: Det var den advokaten som var der fra tiden med det forrige styret. Det nye styret fortsatte
med denne advokaten. Det forklares at advokater har forskjellige måter å fakturere på. Noen tar betaling for hver enkelt anmeldelse, andre gir en individuell pris til eierforeningen alt ettersom hvor mange anmeldelser som skal presenteres i domstolene. Det vedtas å innhente priser fra forskjellige advokater for å finne det beste alternativet.
Carolina stemte i favør. Punktet ble enstemmig godkjent.
Punkt 6. Ny pris på dørkortene pga. mye unødvendig tap. (Dette punktet behandles før punkt 5) Det forklares at eiere, familiemedlemmer og leietakere (både langtids- og korttidsleietakere) til
stadighet mister/forlegger adgangskortene til bassengområdet, leietakere tar de med seg hjem etter endt leie, etc. Styret ønsker å heve prisen på kortene så det skal bli vanskeligere å be om et nytt kort. Flere eiere kommenterer at det ofte er folk som ber de om å åpne porten for seg fordi de har mistet/ glemt kortet sitt. Det kan være eiere eller hvem som helst utenforstående, ettersom alle i eierforeningen ikke kjenner hverandre. Vi må ve forsiktige med hvem vi åpner for.
Det er også problemer med at kortene ikke åpner døren. Styret er klare på at det KUN er eierne som kan få hentet ut nye kort. Det er 2 kort pr. boenhet. Koden skiftes annenhvert år (Sist februar/mars 2018).
Det vedtas at utsedelse av nye adgangskort etter tap, økes prisen til 20 € f.o.m det tredje kortet. F.o.m det sjette kortet, økes det ytterligere til 50 €.
Carolina stemte for forslaget. Punktet ble enstemmig godkjent.
Punkt 5. Evt. godkjennelse av endring i det interne regelverket.
Mange eiere er ikke klar over at det eksisterer et internt regelverk for Los Caideros fra 1995. Det er dette regelverket som nå ønskes oppdatert.
Noen eiere anklager styret for å dra fordeler av mantenimiento/rengjøringen i “sine” områder/ ganger.
Det sies også at noen eiere får utført private arbeider av eierforeningens ansatte og eierne vil ikke betale for andre eieres private arbeider. Styret svarer at det ikke bør skje. De ansatte skal kun være på området når de er på jobb for eierforeningen, i de oppsatte arbeidstider og utføre arbeidet iht. til kontrakten.
Styret sier de vil legge opp en arbeidsplan for vedlikeholdsfirmaet som de skal rette seg etter. De vil også kreve at firmaet har det rette verktøyet til å gjøre rengjøring/vedlikehold.
Styret takker Carolina for innspillene til det nye regelverket. Det har vært til stor hjelp. Men de etterlyser mer samarbeide og ber eierne engasjere seg mer i driften av eierforeningen.
Det understrekes fra styret at øverst står loven (Ley de Propiedad Horizontal (tilsv. eierseksjonsloven), deretter statuttene og til slutt det interne regelverket).
Eierforeningenes bøker skal til enhver tid være oppdatert (registrering av inn- og utgående dokumenter, fakturaer, etc.).
På hver generalforsamling skal styret legge fram en årsplan for prosjekter som skal gjøres på komplekset i løpet av kommende år.
Hver eier skal få utlevert stemmekort påført for/imot/avstått til bruk på alle generalforsamlinger. Dette forenkler opptellingen og er sikrere enn håndsopprekning.
En eier sier at de som skal utføre private byggearbeider skal informere styret på forhånd om prosjektet, slik at styret kan kontrollere at det gjøres på lovlig vis iht. prosjekt/byggelisens. Her er det uenighet om eieren har plikt til å informere styret.
Carolina la fram forslaget om å avholde generalforsamlingene før 31 mars og sende ut innkallingen minst 3 uker før, helst 4 uker om mulig.
Carolina stemmer for forslaget om endringer (hun hadde mottatt forslagene fra David på forhånd, noe ingen andre eiere hadde).
Punktet godkjennes av et flertall, med 2 stemmer imot.
Punkt 7. Omgjøring av bassenget “Guacimara” til en annen idrettsbruk.
Det er gjennomført en undersøkelse av bruken av bassengene. Guacimara ble i sin tid tappet for vann. Deler fra dette bassenget/motor etc. ble brukt til de andre bassengene. Å sette i stand dette bassenget nå vil bli veldig dyrt. Hensikten med punktet er at dette området kan omgjøres til en annen bruk, f.eks. parkeringsplass, lekeplass, treningsområde ….
En eier påpeker at det må foreligge et enstemmig vedtak fra eierne da dette innebærer en endring iht. loven.
Styret sier at fase II i Los Caideros må bli forespurt først. Denne delen har en større eierandel i bassenget (i.o.m. at Los Caideros i realiteten er en “Mancomunidad”).
Dette punktet kan uansett ikke stemmes over, ettersom formuleringen av selve punktet KUN tillater en godkjennelse av en endring til et annet idrettsbruk.
Det bestemmes at styret først skal forhøre seg i kommunen og deretter legge fram mulighetene for generalforsamlingen.
Dette punktet stemmes det derfor ikke over. Punkt 8. Valg av nytt styre.
Hele det sittende styret går av og ingen er villige til å stille på nytt, til tross for at stemningen har endret seg en del etter forrige møte den 20 mars.
Det spørres om noen eiere er villige til å stille til valg. Det er ingen som stiller.
Det bestemmes å ta en 10-15 minutters pause for å forsøke å komme fram til en løsning.
Etter pausen er det fremdeles ingen som stiller til valg.
Carolina blir bedt av styret om å redegjøre for generalforsamlingen hvilke alternativer vi har i denne situasjonen:
I lys av endringene i loven og det nye interne regelverket som nettopp er blitt godkjent, betyr dette at det skal foretas en loddtrekning av vervene til styret. De som blir trukket ut er pliktige til, iht. loven, å akseptere vervet som trekkes. Ettersom styret ikke har forutsett denne situasjonen og ikke har gjort klart lapper med navn på samtlige eiere til en loddtrekning, må møtet ta en pause på 1 – 1.5 timer for å gjøre de klare, og deretter møtes igjen for loddtrekning.
En annen mulighet er å forlenge generalforsamlingen ytterligere (til 2 juni) og dermed gi eierne muligheten til å sette sammen et nytt styre.
Forsamlingen syntes det siste alternativet var best og det ble derfor enstemmig vedtatt å fortsette generalforsamlingen den 2 juni 2018.
Generalforsamling del 3 – 2. juni 2018
Det ble et kort møte 2. juni.
Det var bare en liten tale av den tidligere presidenten og advokat Ricardo. Etterpå ble det eneste forslaget til nytt styre lagt fram og dette ble enstemmig vedtatt.
Det nye styret er:
President: Inmaculada Saez (Goya 81)
Visepresident: Francisco Javier (Goya 88)
Kasserer: _ Cristina (Goya 23)
Sekretær: Teresa (Goya 55)
Styremedlem: Agustin Perera (Picasso 20) (han var president for noen år siden og fortalte meg at han vil hjelpe dem med overgangen) Styremedlem: Auxiliadora (Picasso 40)
Styremedlem: Soraya Herrera (Goya 10)
Avgått president ga oss en presisering om kostnadene ved den store reparasjonen, da han er uenig med revisjonens konklusjon. Han mente at neste gang skal det være ekstern revisjon (mange eiere mener det) og ikke en eier «som de ikke tror har nok kunnskap nok til å konkludere». (Her var litt «støy» i salen, men etterpå var det rolig) Den tidligere presidenten opplyste at de vil jobbe sammen for å gjennomføre overføringen av styret.
Revisjonen sier at utgiftene til reparasjonen av Calle Picasso var 209.211,26 € i 2017, at den ikke var fordelt over tre år: 2016 ble betalt 15.000 €, i 2017 var 135.794,57 € og 2018 var 58.816,76 €.
Også det er noen saker å være oppmerksom på:
1. Rettighetene til huset og mulige løsninger med kommunen om fremtiden og
bygningen rundt den. (Tror det gjelder bygget med møtelokalet.)
2. Lokalet hvor møtet ble holdt ble i sin tid bygd av tidligere arbeidere i
comunidad og er ikke registrert i noe skjøte, så det eksisterer egentlig ikke.
3. Lokalene 13 og 14 i Goya pleide å tilhøre comunidad, men da kommunen overtok en del fellesområder, ble dette ikke behandlet spesielt. Kanskje er disse lokalene overført til kommunen, dette må avklares med kommunen.
4. Calle Greco. Her må alle eiere gjøre sine uteområder vanntette for å eliminere fuktighet i grunnen og når alle har gjort det, må avløp (? waterpipes) tilpasses siden det ikke er etter forskriftene og derfor trenger noen endringer.
Det nye styret lovte å bedre informasjon til eierne. De vil også samarbeide med Forum Noruega.